Розпорядження голови обласної ради
Оприлюднено 01-01-2011У К Р А Ї Н А
РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА
(Шосте скликання)
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
ГОЛОВИ ОБЛАСНОЇ РАДИ
від 31 грудня 2010 року № 335
Про Інструкцію з діловодства
в обласній раді та її органах
З метою забезпечення єдиного порядку документування управлінської діяльності, регламентації порядку роботи з документами та оптимізації роботи з ведення діловодства в обласній раді та її органах, на підставі постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" зі змінами та доповненнями, відповідно до ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства в обласній раді та її органах у новій редакції (додається).
2. Першому заступнику, заступнику голови обласної ради, керуючому справами виконавчого апарату обласної ради, керівникам структурних підрозділів обласної ради забезпечити неухильне дотримання встановленого порядку роботи з документами, впровадження сучасних засобів механізації та опрацювання документів, підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за діловодство.
3. Загальному відділу виконавчого апарату обласної ради здійснювати контроль за дотриманням вимог Інструкції з діловодства у структурних підрозділах обласної ради.
4. Визнати таким, що втратило чинність розпорядження голови обласної ради від 30.04.2009 №90 «Про інструкцію з діловодства в обласній раді та її органах».
5. Контроль за виконанням розпорядження покласти на першого заступника голови обласної ради Кривка М.П.
Голова ради Ю.Кічатий
|
ЗАТВЕРДЖЕНО Розпорядження голови Рівненської обласної ради 31.12.2010 № 335 |
|
І Н С Т Р У К Ц І Я
з діловодства в Рівненській обласній раді та її органах
(нова редакція)
1.ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Інструкція з діловодства в обласній раді та її органах (далі – Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності обласної ради та її органів і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження, до відправлення або передачі в архів.
1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології оброблення документної інформації повинні відповідати вимогам стандартів та цієї Інструкції.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в обласній раді та її органах розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів місцевого самоврядування, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 із змінами і доповненнями, а також до ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів".
1.4. В обласній раді та її органах застосовується повна централізація діловодства.
1.5. Відповідальність за організацію діловодства в обласній раді та її органах несе керуючий справами виконавчого апарату обласної ради. Ведення діловодства в обласній раді та її органах відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції покладається на загальний відділ, а в постійних комісіях – на спеціально визначених для цього посадових осіб.
1.6. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керуючим справами виконавчого апарату обласної ради, керівниками структурних підрозділів обласної ради, які зобов'язані:
- забезпечувати дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надходять до обласної ради та її органів;
- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;
- не допускати вимагання від органів місцевого самоврядування та місцевих органів державної виконавчої влади різних відомостей, звітів, зведень та інших, не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане службовою необхідністю;
- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в обласній раді та її органах;
- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення відділу діловодства сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
- забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби обласної ради та її органів для підвищення кваліфікації;
- здійснювати контроль за обов’язковим додержанням в обласній раді та її органах вимог щодо складання, оформлення документів, організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, та цією Інструкцією.
1.7. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин, усі неоформлені службові документи передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних картках.
1.8. В обласній раді та її органах ведеться діловодство, документація і листування державною мовою.
1.9. Документи, що надсилаються зарубіжним адресатам, можуть укладатися українською мовою, мовою країни – адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів в обласній раді та її органах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.2. В обласній раді та її органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.
2.3. Управлінська діяльність в обласній раді та її органах здійснюється шляхом прийняття нормативних актів, організаційно-розпорядчих документів та документів рекомендаційного характеру:
- нормативні акти обласної ради у формі рішень;
- рішення дорадчого або рекомендаційного характеру президії обласної ради та Координаційно-консультативної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної ради;
- висновки, пропозиції, рекомендації постійних та інших комісій обласної ради, робочих груп за результатами розгляду питань;
- розпорядження голови обласної ради;
- накази по виконавчому апарату обласної ради.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
2.4. Підставами для видання розпорядчих документів є:
- Конституція, закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, конкретні доручення органів вищого рівня, рішення обласної ради;
- провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання обласною радою покладених на неї завдань і функцій;
- потреба у правовому врегулюванні діяльності.
2.5. Розпорядчі документи, що надходять до обласної ради від органів вищого рівня, доводяться до органів місцевого самоврядування та посадових осіб шляхом:
-надсилання ксерокопій документів органів вищого рівня разом із супровідним листом;
- надсилання повідомлень електронним зв’язком;
-особистого ознайомлення зацікавлених службових осіб під розписку.
2.6. Документи, що видаються на підставі документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.7. Питання, які обговорюються на сесіях, засіданнях президії, постійних та тимчасових комісій, робочих груп та Координаційно-консультативної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної ради або інших органах обласної ради, фіксуються у протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.
2.8. Нормативні акти та розпорядчі документи доводяться до виконавців шляхом їх надсилання.
2.9. Обласна рада під час здійснення оперативних зв'язків з органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.
Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або телефоном), провести інструктування тощо.
2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телефоном, телеграфом, телефаксом або електронним зв’язком.
3. ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
3.1. Приймання документів
3.1.1. Усі документи, що надходять до обласної ради та її органів, приймаються централізовано у загальному відділі виконавчого апарату обласної ради.
Працівникам обласної ради, незалежно від їх службового стану, категорично забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників інших установ.
У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником.
3.1.2. У загальному відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.
У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.
Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті.
Конверти додаються також до судових справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і звернень громадян.
Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у загальному відділі .
3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
3.2. Попередній розгляд документів
3.2.1. Усі документи, що надійшли до обласної ради та її органів, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюється начальником загального відділу.
3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом обласної ради або виконавцями відповідно до функціональних повноважень, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
3.2.3. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Термінові документи, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
3.2.4. Під час попереднього розгляду документів необхідно керуватися Регламентом обласної ради та положеннями про виконавчий апарат обласної ради, її структурних підрозділів, посадовими інструкціями, номенклатурою справ.
3.2.7. Уся вхідна кореспонденція після попереднього розгляду реєструється начальником загального відділу та передається начальнику відділу забезпечення діяльності керівництва обласної ради під розписку в реєстраційно-контрольних картках.
3.2.8. Кореспонденція після розгляду головою обласної ради або його заступниками з їх резолюціями повертається відповідальними працівниками відділу забезпечення діяльності керівництва до загального відділу для надсилання її за призначенням.
3.2.9. Наслідки розгляду документів керівництвом та терміни їх виконання фіксуються в резолюції.
Відповідальні працівники відділу забезпечення діяльності керівництва стежать за тим, щоб усі без винятку документи, передані для розгляду керівництву обласної ради, були своєчасно повернуті до загального відділу для надсилання їх за призначенням – для виконання.
Передавання документів після розгляду їх керівництвом обласної ради безпосередньо виконавцям, минаючи загальний відділ, категорично забороняється.
3.2.10. При поверненні до загального відділу від керівництва обласної ради документів, працівники відділу в реєстраційних картках вхідної кореспонденції роблять відмітки про дату їх повернення, наводять зміст резолюцій та терміни виконання документів, а також відмічають, коли і кому надіслані документи для виконання або ознайомлення.
3.2.11. Передача документів, що надійшли до обласної ради, з одного відділу в інший проводиться за погодженням з керівниками цих підрозділів і лише через загальний відділ, працівники якого роблять відмітки про це в реєстраційних картках.
3.2.12. На всіх документах, які підлягають контролю, у загальному відділі ставиться штамп “Контроль” (у верхньому правому кутку першої сторінки документа).
Порядок здійснення контролю визначено розділом 8 цієї Інструкції.
3.2.13. Усі документи із резолюціями керівництва обласної ради загальний відділ передає структурним підрозділам і окремим працівникам виконавчого апарату обласної ради під розписку; облдержадміністрації, її структурним підрозділам, організаціям і установам документи надсилаються, як правило, поштою за реєстрами.
Працівники загального відділу стежать за своєчасним поверненням цих документів після ознайомлення з ними відповідних працівників.
3.3. Реєстрація документів
3.3.1. Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим здійсненням автоматизованої реєстрації даних в електронній програмі "Система контролю документообігу". Крім того запис необхідних відомостей про документ проводиться у реєстраційних картках.
Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
3.3.2. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи обласної ради та її органів, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою.
Реєстрації підлягають документи, створені за допомогою ПК, машинописні та рукописні документи.
Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.
3.3.3. Кореспонденція, що надходить на адресу постійних комісій ради, реєструється у загальному відділі і передається відповідним комісіям через спеціально визначених для цього посадових осіб.
3.3.4. Діловодство постійних комісій здійснюється відповідно до вимог цієї Інструкції та положення про постійні комісії обласної ради, затвердженого відповідним рішенням обласної ради.
У загальному відділі не реєструються документи оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, а також ті, які обліковуються в галузевих підрозділах (бухгалтерські документи первинного обліку, звіти підвідомчих організацій тощо).
Перелік документів, які не підлягають реєстрації, додається (додаток 1).
3.3.5. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється у загальному відділі лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший, він повторно не реєструється.
3.3.6. Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту.
3.3.7. Реєстрація пропозицій, заяв і скарг громадян здійснюється окремо відповідальним працівником загального відділу.
3.3.8. Реєстрація документів, що стосуються прав реабілітованих громадян, здійснюється секретарем комісії обласної ради з питань поновлення прав реабілітованих в журналі реєстрації вхідних і вихідних документів (додаток 3).
3.3.9. На вимогу громадянина, який подав звернення до обласної ради, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження, вхідного номера та підпису працівника, що прийняв документ.
3.3.10. Під час реєстрації документу надається умовне позначення –реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.
3.3.11. Для реєстрації вхідних документів застосовуються реєстраційно-контрольні картки встановленої форми (додаток 2).
3.3.12. Реєстраційні картки групуються в довідкову картотеку, яка створюються окремо на кожний календарний рік.
3.3.13. На вхідні та вихідні документи формується електронна база даних в програмі «Система контролю діловодства».
3.3.14. У загальному відділі в програмі «Система контролю діловодства» формується банк реєстраційних даних, який забезпечує працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей.
Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Працівники загального відділу надають інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на цей час.
Працівники загального відділу можуть додержуватися сумісності традиційної (картотека) і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.
3.4. Кореспонденція народних депутатів України і депутатів місцевих рад
3.4.1. Кореспонденція, що надійшла від народних депутатів України і депутатів місцевих рад, приймається і реєструється у загальному відділі. Робота з нею здійснюється в порядку, встановленому для службових документів.
Зауваження і пропозиції депутатів до документів, що готуються і розглядаються у постійних комісіях, передаються у відповідні комісії через спеціально визначених для цього посадових осіб.
3.4.2. Про результати розгляду депутатської кореспонденції або направлення її для вирішення до інших установ повідомляється депутату виконавцем.
4. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
4.1. Складання документів
4.1.1. Для складання службових документів в обласній раді використовується папір форматів АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105х148 мм). Папір формату А3 застосовують для оформлення документів у вигляді таблиць, формату А6 – для резолюцій (доручень).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
4.1.2. Як правило, всі службові документи оформляються на бланках обласної ради. Бланк повинен мати номер, який проставляється нумератором на зворотному боці першого аркуша документа на верхньому лівому полі. Одночасно цей же відбиток робиться в журналі реєстрації бланків обласної ради. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов’язковим додержанням таких правил:
- встановлюються такі види бланків: бланк для листів, бланки для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 4, 5, 6, 7, 8, 9).
- бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
- бланки виготовляються друкарським способом на білому папері;
- бланки документів повинні мати такі поля:
- ліве – 30 міліметрів;
- верхнє і нижнє – 20 міліметрів;
- праве – 10 міліметрів.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.
4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.
Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.
4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
Зміст документа має бути пов’язаний із змістом раніше виданих з цього питання документів.
4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, нормативних та розпорядчих документів.
Як правило, тексти нормативних актів, розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або об╜рунтування для складання документа, в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення.
Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
У таблицях і анкетах, призначених для оброблення на ПК, об’єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.
4.1.6. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради та на безпосередніх виконавців.
Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.
4.1.7. Частини текстів (розділи, підрозділи) складних документів розміщуються в логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (1.1.2, 1.1.3, 2.1.2). Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому, прийнятому для цього виду документів, порядку.
Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не допускається.
4.2. Оформлення документів
4.2.1. Службовий документ, що складається у виконавчому апараті обласної ради, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додаток 10): герб, найменування установи – автора документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його оброблення.
4.2.2. Назва виду документа (рішення, розпорядження, наказ тощо) може бути заздалегідь зазначена на бланку.
4.2.3. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання “про що?”, “чого?”. Наприклад: рішення (про що?) про обласну програму, протокол (чого?) засідання президії обласної ради.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
4.2.4. Гриф обмеження доступу до документа ("Таємно", "Для службового користування" тощо) проставляється у верхньому правому куті на лицьовому боці першого аркуша документа над реквізитами "Адресат" або "Гриф затвердження документа" без лапок. За потреби його доповнюють номером примірника документа.
4.3. Датування документів
4.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується – дата затвердження.
4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться двома парами арабських цифр і чотирма цифрами року в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 12 січня 2009 року необхідно писати 12.01.2009.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 5 травня 2009 року необхідно писати: 05.05.2009. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 15 травня 2009 року.
4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.
4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
4.4. Індексація документів
4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Індекс вхідного документа при його реєстрації загальним відділом складається з індекса справ за номенклатурою, порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року та номера структурного підрозділу, наприклад 03-812/01.
4.4.2. Індекс вихідного ініціативного документа складається із номера структурного підрозділу, індекса справи за номенклатурою, порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року та маленької літери "р", наприклад 01/3-812р.
4.4.3. Індекс вихідного документа-відповіді складається із індекса справи за номенклатурою, порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року та номера структурного підрозділу, наприклад 13-250/02.
4.4.4. Виняток становлять індекси розпорядчих документів (розпоряджень, наказів), рішень, протоколів, в окремих випадках – пропозицій, заяв і скарг громадян. Індексами розпорядчих документів, рішень і протоколів є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів.
Для обліку рішень, розпоряджень, ведуться відповідні спеціальні журнали (додатки 11, 12).
4.4.5. У розпорядчих документах, авторами яких є декілька організацій, реєстраційні індекси автори ставлять самостійно згідно з послідовністю зазначених авторів у документі.
4.5. Погодження документів
4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його об╜рунтованості та встановленні відповідності до законодавства здійснюється погодження проекту документа.
4.5.2. Погодження може здійснюватись як у виконавчому апараті обласної ради (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) – внутрішнє, так і за її межами – зовнішнє.
4.5.3. Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціал(и) і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування.
У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:
Начальник загального відділу
(Підпис) (Ініціал(и), прізвище)
Дата
4.5.4. Віза проставляється на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Віза проставляється на примірниках документів, що залишаються у виконавчому апараті обласної ради.
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:
Начальник загального відділу
(Підпис) (Ініціал(и),прізвище)
Зауваження і пропозиції додаються
Дата
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
4.5.5. Проекти рішень ради та розпоряджень голови обласної ради перевіряються відділом з правової роботи та комунальної власності щодо відповідності їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту.
Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа і включає в себе слово "Погоджено", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціал(и), прізвище та дату погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Голова Рівненської обласної ради
(Підпис) (Ініціал(и), прізвище)
Дата
У разі, коли зміст документа стосується більш ніж трьох органів, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
Аркуш погодження
Назва документа
Найменування посади (Підпис) (Ініціал(и), прізвище)
Дата
4.6. Засвідчення документів
4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставляння відтиску печатки.
4.6.2. У виконавчому апараті обласної ради документи підписуються лише головою ради, його заступниками або керуючим справами, відповідно до розподілу функціональних повноважень.
4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:
Голова ради (Підпис) (Ініціал(и), прізвище)
4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня голова ради підписує всі примірники.
4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком адресатам підписується тільки оригінал, який залишається у справі загального відділу, а на місця розсилаються примірники, засвідчені печаткою «Канцелярія».
4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:
Заступник голови ради (Підпис) (Ініціал(и), прізвище)
Начальник фінансово-
господарського відділу (Підпис) (Ініціал(и), прізвище)
4.6.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:
Заступник голови Заступник голови
обласної ради облдержадміністрації
(Підпис) (Ініціал(и), прізвище) (Підпис) (Ініціал(и), прізвище)
4.6.8. Якщо голова обласної ради, підпис якого зазначений на проекті документа, відсутній, то документ підписує заступник, який здійснює його повноваження. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище. Виправлення вносяться чорнилом, наприклад: “в.о.”, “заст.”.
Не допускається підписання документа з прийменником “за” або проставлянням скісної риски перед найменуванням посади.
4.6.9. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 13).
4.6.10.Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним рішенням обласної ради або розпорядженням голови обласної ради.
4.6.11.Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник голови Рівненської обласної ради
(Підпис) (Ініціал(и), прізвище)
Дата
4.6.12.Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення Рівненської обласної ради
23.01.2011 №1092
4.6.13.Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
4.6.14.На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою.
Відбиток гербової печатки ставиться також на статутах (положеннях) комунальних закладів, підприємств, договорах, посвідченнях, довіреностях.
Перелік інших документів, на яких необхідно проставляти відбиток гербової печатки, визначається на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 14).
Відбиток печатки “Канцелярія” проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи, на розмножених примірниках нормативних документів у разі розсилання.
Відбиток печатки необхідно проставляти таким чином, щоб він захоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
4.7. Адресування документів
4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:
Радивилівська районна рада
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:
Радивилівська районна рада
Керуючому справами
(Прізвище, ініціали)
У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:
Голові Радивилівської районної ради
(Прізвище, ініціали)
У разі потреби в реквізиті “Адресат” можуть зазначатися почесне звання, військове звання, вчене звання, науковий ступінь адресата.
Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:
Головам районних рад
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
4.7.2. До реквізиту “Адресат” може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком. Складові поштової адреси вказують у називному відмінку.
Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Радивилівська районна рада
вул. І.Франка, 11
м. Радивилів
35500
У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса, наприклад:
Іванов І.М.
вул.Грушевського, 67, кв.10,
м. Рівне
33013
4.7.3. У разі надсилання документа органам місцевого самоврядування і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.
4.8. Резолюція
4.8.1. Резолюція – це напис на документі, зроблений керівництвом обласної ради, що містить вказівки щодо виконання документа.
4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у називному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.
Написання резолюції здійснюється на окремих аркушах або спеціальних бланках.
Резолюції до законів України та постанов Верховної Ради України здійснюється на контрольному листі, який прикладається до основного документа.
Резолюція може проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
4.9. Відмітки про проходження та виконання документів
4.9.1. Під час проходження документа у виконавчому апараті обласної ради обов'язково робляться такі помітки:
- про надходження (реєстрацію) документа – на нижньому правому полі першого аркуша документа (найменування ради, дата надходження документа, індекс документа);
- про взяття документа на контроль – на верхньому правому полі першого аркуша документа ставиться штамп “Контроль”;
- про виконання документа і направлення його до справи – на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова “До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:
До справи № 01/13
Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 15.01.2011
(Посада, ініціал(и), прізвище)
Відмітка “До справи” свідчить про те, що робота над документом закінчена.
4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища, імені та по батькові і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа і виконуються шрифтом розміром 8 друкарських пунктів, наприклад:
Іванов Іван Іванович
632817
4.10. Оформлення копій документів
4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва обласної ради.
Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників у виконавчому апараті обласної ради можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Відмітка “Копія” зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення документа складається із слів “Згідно з оригіналом” або відбитку штампу “Копія вірна”, а також найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту “Підпис”, наприклад :
Згідно з оригіналом
Начальник загального відділу (Підпис) (Ініціал(и), прізвище)
Дата
4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:
Дата, індекс
(текст)
Голова ради (Підпис) (Ініціал(и), прізвище)
Згідно з оригіналом
Начальник загального відділу
(Підпис) (Ініціал(и), прізвище)
Дата
На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа з відбитком печатки обласної ради «Канцелярія». Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
4.11. Оформлення додатків до документів
4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
- додатки, що затверджуються або вводяться в дію нормативними актами, розпорядчими документами (додатки до нормативних актів, розпорядчих документів);
- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.
У нормативному, розпорядчому документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.
Додатки до нормативного та розпорядчого документів повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток
до розпорядження голови
Рівненської обласної ради
від 13.03.2011 № 15
У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до рішень обласної ради підписуються першим заступником голови обласної ради на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Додатки до розпоряджень голови обласної ради підписуються керуючим справами виконавчого апарату обласної ради на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються у такому порядку:
- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформлюється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Проект плану економічного і соціального розвитку на 2011 рік на 62 арк., 2 прим.
2. Висновок до проекту на 4 арк., 1 прим.
- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється так:
Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 25.01.2011 № 4 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 2 прим.
- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;
- при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на _____арк.
- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:
Додаток: на 4 арк. у 2 прим. на першу адресу.
4.12. Вимоги до документів, що виготовляються друкувальними засобами
4.12.1. У виконавчому апараті обласної ради і її органах друкуються тільки службові документи.
4.12.2. Тексти документів, що виготовляються на папері форматом А4, друкують через один або півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 – через один міжрядковий інтервал.
При підготовці документа на комп’ютері рекомендується використовувати шрифти розміром 12 – 14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman. Деякі реквізити можна друкувати 8 – 11 розмірами шрифтів.
Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.
4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Відмітка про наявність додатка”, “Гриф погодження” відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
1,5
Заступник голови
Рівненської обласної ради
2
(Підпис) (Ініціал(и), прізвище)
1,5
Дата
4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.
4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.
4.12.6. Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів – 28 знаків.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
4.12.8. Під час друкування документів рекомендовано дотримуватися таких відступів від межі лівого поля:
0 – для реквізитів “Заголовок до тексту”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатка”, “Прізвище, ім’я, по батькові виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і направлення його до справи”, найменування посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф погодження”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом”, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ”;
1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;
2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;
3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;
4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту “Адресат”;
5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів “Гриф затвердження” та “Гриф обмеження доступу до документа”;
6 після 48 друкарських знаків - для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”;
7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 40 друкованих знаків.
4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через один міжрядковий інтервал.
4.12.11. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова “сторінка” та розділових знаків.
4.12.12. Як правило, текст документів друкують з одного боку аркуша. В разі необхідності допускається друкування тексту на лицьовому і зворотному боці аркуша.
4.13. Розмноження документів
4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керуючим справами виконавчого апарату обласної ради, а необхідність розмноження окремих документів – керівниками структурних підрозділів.
4.13.2. Розмноження документів здійснюється визначеними у кожному структурному підрозділі особами.
4.13.3. Оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.
5. ПІДГОТОВКА, ОФОРМЛЕННЯ ТА РОЗСИЛАННЯ НОРМАТИВНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ ОБЛАСНОЇ РАДИ
5.1. Підготовка та оформлення документів до засідань президії та Координаційно-консультативної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної ради (надалі – Координаційна рада)
5.1.1. Засідання президії та Координаційної ради проводяться відповідно до затвердженого плану роботи обласної ради та при необхідності.
5.1.2. Дата проведення засідань президії та Координаційної ради, тематика і порядок розгляду питань, а також відповідальні за їх підготовку особи затверджуються головою обласної ради.
5.1.3. Порядок підготовки і подання матеріалів на засідання президії та Координаційної ради, організація їх проведення визначаються Регламентом обласної ради. Порядок і регламент проведення засідань подає керуючий справами виконавчого апарату обласної ради.
5.1.4. Повністю підготовлені до розгляду матеріали згідно з планом роботи і порядком денним подаються для розмноження після відповідного погодження з керівництвом не пізніше, ніж за день до засідання.
5.1.5. Підготовка та протоколювання засідань Координаційної ради покладається на відділ координації та взаємодії з органами місцевого самоврядування виконавчого апарату обласної ради.
5.2. Підготовка, оформлення та розсилання нормативно – розпорядчих документів обласної ради
5.2.1. Сесії обласної ради проводяться відповідно до плану роботи.
В планах роботи зазначається назва питання, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування підрозділу, який готує документ для розгляду, термін подання документів.
Підготовка до сесії проводиться за окремим планом.
5.2.2. Підготовка проектів рішень обласної ради здійснюється відповідно до Регламенту обласної ради (глава VI "Порядок підготовки проектів рішень Рівненської обласної ради"), за поданням голів обласної ради, облдержадміністрації; постійних комісій обласної ради, депутатів, загальних зборів громадян.
5.2.3. Проекти рішень погоджуються посадовими особами та відповідальними працівниками обласної ради відповідно до пунктів 5, 6 статті 2.24. Регламенту обласної ради, а також заступниками голови облдержадміністрації відповідно до розподілу обов’язків, керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації, державних та громадських установ, організацій, службовими особами, які мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті.
5.2.4. Формою погодження проекту документа є його візування. Віза включає в себе:
Найменування посади (підпис) Ініціал(и), прізвище
Дата
Якщо є зауваження і пропозиції до проектів, то вони викладаються на окремому аркуші.
Відмітка про погодження (віза) проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.
5.2.5. Погоджені проекти рішень, що вносяться на розгляд сесії обласної ради, передаються до обласної ради не пізніше, ніж за 14 днів до дати сесії.
5.2.6. Проекти рішень, розглянуті обласною радою в разі необхідності доопрацьовуються у виконавчому апараті з урахуванням висловлених на сесії зауважень і пропозицій депутатів.
5.2.7. Завізовані і відредаговані рішення, прийняті обласною радою, передаються керуючому справами виконавчого апарату обласної ради, який подає їх на підпис голові обласної ради не пізніше, як через 5 робочих днів з дня проведення пленарного засідання.
5.2.8. Підписані рішення, що надійшли у загальний відділ, реєструються в журналі реєстрації рішень обласної ради. Кожному рішенню присвоюється номер та дата. Датою прийняття рішення є дата проведення відповідної сесії обласної ради. Нумерація рішень здійснюється від початку і до кінця скликання.
5.2.9. Рішення обласної ради оприлюднюються на сайті обласної ради та надсилаються загальним відділом виконавцям не пізніше як у 10-денний строк після їх підписання.
5.2.10. Консультант загального відділу несе відповідальність за точну відповідність оригіналам розмножених примірників рішень, а також за своєчасний випуск і правильність їх розсилки виконавцям згідно з розрахунком розсилки.
5.2.11. Зняття копій, оформлення виписок, надсилання додаткових примірників рішень обласної ради та розпоряджень голови обласної ради установам, організаціям, окремим особам, заміна раніше надісланих примірників цих документів, а також зміни у покажчику розсилки здійснюється консультантом загального відділу з дозволу керуючого справами виконавчого апарату обласної ради.
5.2.12. Кожен примірник рішення, розпорядження голови, що розсилається, завіряється печаткою «Канцелярія».
5.2.13. Підготовка проектів розпоряджень голови обласної ради здійснюється працівниками виконавчого апарату обласної ради.
5.2.14. Проекти розпоряджень повинні мати заголовок, який передає зміст документа. Якщо у розпорядженні йдеться про кілька питань, заголовок має бути узагальнений.
5.2.15. До проектів розпоряджень голови обласної ради в разі необхідності додаються роз’яснювальні та інформаційні матеріали. У ряді випадків до проектів розпоряджень додаються додатки, в яких конкретизується зміст окремих пунктів.
5.2.16. Зміст проектів розпоряджень повинен викладатися стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.
Довільне скорочення найменувань установ та окремих слів не допускається.
5.2.17. Проекти розпоряджень голови обласної ради, підготовлені недбало або не погоджені із зацікавленими установами і організаціями, консультантом загального відділу не приймаються і повертаються авторам для доопрацювання.
5.2.18. Проекти розпоряджень обов’язково візуються особою, яка його готувала, першим заступником та заступником голови обласної ради, керуючим справами виконавчого апарату обласної ради, начальниками відділів, консультантом загального відділу. В разі необхідності – іншими зацікавленими особами.
5.2.19. Погоджені проекти розпоряджень передаються керуючому справами виконавчого апарату обласної ради, який підписує додатки і особисто подає на підпис проекти розпоряджень голові обласної ради або заступнику, що виконує його обов’язки.
5.2.20. Розпорядження, підписані головою, передаються особисто начальнику загального відділу для реєстрації та тиражування.
5.2.21. Реєстрація здійснюється в журналі реєстрації розпоряджень із зазначенням в ньому порядкового номера, дати реєстрації і дати надсилання виконавцям. Нумерація розпоряджень здійснюється від початку і до кінця діловодного року.
5.2.22. Оригінали протоколів, рішень, розпоряджень голови обласної ради зберігаються у загальному відділі до здачі у відомчий архів.
5.3. ОФОРМЛЕННЯ ПРОТОКОЛІВ ЗАСІДАНЬ ОБЛАСНОЇ РАДИ
5.3.1. Протоколи підписуються головуючим на сесії. Протокол сесії завіряється гербовою печаткою ради.
До протоколу додаються:
- оригінали рішень ради, підписані головуючим на сесії, засвідчені гербовою печаткою та інформаційно-довідкові матеріали до них;
- списки депутатів та запрошених, які брали участь у роботі сесії;
- стенограма роботи сесії;
- результати поіменного голосування;
- протоколи лічильної комісії при таємному голосуванні (в разі наявності);
- заяви депутатів, депутатських фракцій, відхилені проекти рішень.
5.3.2. Номер протоколу сесії відповідає порядковому номеру пленарного засідання обласної ради.
5.3.3. Копія протоколу сесії надсилається до Управління по зв’язках з місцевими органами влади та органами місцевого самоврядування апарату Верховної Ради України.
5.3.4. Порядок оформлення протоколів засідань постійних комісій обласної ради здійснюється відповідно до Положення про постійні комісії обласної ради, затвердженого рішенням обласної ради.
6. ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ
6.1. Службові відрядження працівників виконавчого апарату обласної ради здійснюються відповідно до плану роботи з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.
6.2. Положення про службові відрядження працівників виконавчого апарату обласної ради затверджується розпорядженням голови обласної ради.
6.3. Проекти розпоряджень та накази про відрядження готуються відділом забезпечення діяльності керівництва обласної ради.
6.4. Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в службовій записці (заяві) на ім’я керуючого справами виконавчого апарату обласної ради зазначає, куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.
6.5. Службова записка (заява) разом із проектом наказу про відрядження та посвідченням про відрядження передається керуючому справами виконавчого апарату обласної ради, як правило, не пізніше як за добу до початку відрядження.
6.6. Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 15), який після закінчення календарного року передається у відомчий архів.
6.7. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівництву обласної ради про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.
6.8. Керівник підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який подається у фінансово-господарський відділ виконавчого апарату обласної ради.
7. ПОРЯДОК ОБРОБЛЕННЯ ТА НАДСИЛАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
Вихідні документи оформляються тільки на бланках обласної ради.
7.1. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.
Категорично не допускається надсилання або передача документів без реєстрації документів у загальному відділі.
7.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряється:
- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
- правильність зазначення адреси;
- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
- наявність віз на копії документа, що залишається у справах загального відділу ;
- наявність на документі відмітки про додатки;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Документи, оформлені з порушенням вимог, передбачених цією Інструкцією, до відправлення не приймаються.
7.3. Кожному службовому документу присвоюється вихідний номер, який складається з номера структурного підрозділу, індекса справи за номенклатурою, порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року та маленької літери "р".
При реєстрації документів кожному бланку присвоюється номер, який проставляється на зворотному боці у верхньому лівому кутку. В журналі реєстрації бланків (додаток 16) проставляється дублікат відбитку номера, зазначається вихідний номер та дата документа.
7.4. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на правому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”.
7.5. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у ньому.
7.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, зазначається точна адреса (номер будинку, вулиця, місто, район, область, поштовий індекс).
7.7. В електронній програмі "Система контролю документообігу" зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.
Вся вихідна кореспонденція вписується в реєстри, які заводяться окремо на кожний день.
7.8. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до загального відділу не пізніше, як за дві години до закінчення робочого дня в зв’язку з необхідністю їх опрацювання.
7.9. Надсилання телеграм і телефонограм здійснюється лише з дозволу керівництва обласної ради.
7.10. Надіслані та отримані телеграми, телефонограми реєструються в установленому порядку.
7.11. Текст телеграми має бути стислим, без виправлень. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки та розділові знаки.
7.12. Надсилання службових документів засобами електронного зв’язку здійснюється з обов’язковим погодженням їх змісту із керівництвом обласної ради.
8. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ
8.1. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у нормативному, розпорядчому документах, резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі, коли документи виконуються кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим. Технічний контроль і облік цієї роботи ведеться загальним відділом. У структурному підрозділі безпосередній контроль за виконанням документів покладається на керівника відділу.
8.2. Завдання і порядок контролю за виконанням документів:
8.2.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
8.2.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлені завдання.
8.2.3. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
- інформування керівництва обласної ради про хід та підсумки виконання документів (доручень);
- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на нарадах, сесії обласної ради;
- зняття документів з контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
Обов'язковому контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр – міністра України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад, рішення обласної ради.
8.3. Контроль за своєчасним надходженням проектів рішень, які виносяться на розгляд сесії обласної ради, вирішення інших питань, пов'язаних з її роботою, здійснює відділ організаційної та кадрової роботи .
8.4. Контроль за виконанням доручень голови обласної ради та його заступників покладається на відповідальних осіб, а доручень керуючого справами виконавчого апарату обласної ради та голів постійних комісій ради – на відділи виконавчого апарату відповідно до функціональних повноважень або конкретних працівників виконавчого апарату обласної ради.
8.5. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені законодавчими актами (додаток 17).
8.6. Контроль за виконанням рішень обласної ради покладається на відділ аналітично-інформаційної роботи та контролю виконавчого апарату. Відповідальність за дотримання терміну виконання документа покладається на безпосередньо виконавця, який зазначений в резолюції керівництва обласної ради.
8.7. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" – протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.
8.8. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщує. У разі потреби строк може бути продовжено за об╜рунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку – до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.
8.9. Питання про виконання і зняття з контролю документів вирішується органом, який його приймав, доручення – особою, яка його давала, або уповноваженими ними особами. При цьому на документі та в реєстраційно-контрольній картці робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до програми «Система контролю документообігу».
Дані про результати (стан) виконання взятих на контроль рішень обласної ради узагальнюються і доповідаються депутатам обласної ради на сесіях.
9. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ І ФОРМУВАННЯ СПРАВ
9.1. Складання номенклатури справ
9.1.1. Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві обласної ради та її органах, оформлених у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.
9.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення в обласній раді та її органах єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, їх відбору на державне зберігання.
9.1.3. Номенклатура справ обласної ради складається з номенклатури справ окремих її структурних підрозділів.
9.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою відділу, із залученням відповідних фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується із загальним відділом (додаток 18).
9.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
9.1.6. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах.
9.1.7. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, внесених до конкретних справ.
9.1.8. Кожна справа, внесена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо.
Зведена номенклатура справ складається щорічно (не пізніше листопада-грудня) начальником загального відділу на підставі пропозицій структурних підрозділів. Після її остаточного доопрацювання вона погоджується з ЕК і експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву області, після чого затверджується головою обласної ради (додатки 19).
9.1.9. Під час складання зведеної номенклатури справ використовується структурний принцип її внутрішньої побудови.
Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу. Наприклад: загальний відділ, відділ організаційної та кадрової роботи тощо. При цьому першим розділом номенклатури зазначається загальний відділ.
9.1.10.Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи обласної ради та її структурних підрозділів.
До номенклатури справ вносяться також не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ, для їх продовження, у тому числі довідкові контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені з допомогою ПК.
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення.
9.1.11.До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.
9.1.12. У зведеній номенклатурі справ протягом діловодного року в графі “Примітка” робляться відмітки про заведення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ у державний архів області тощо.
9.1.13.У кінці діловодного року номенклатура справ обласної ради обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом начальник загального відділу .
9.1.14.Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з державним архівом області.
Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються у такому порядку:
- перший – зберігається у справі загального відділу;
- другий – передається спеціалісту, відповідальному за роботу з архівом, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
- третій – надсилається до державного архіву області, з яким погоджувалися примірники номенклатури справ;
- четвертий – розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.
Зведена номенклатура справ підлягає перескладанню і перепогодженню з державним архівом області один раз на п'ять років або невідкладно у разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи обласної ради.
9.2. Формування справ
9.2.1. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
9.2.2. Під час формування справ необхідно дотримуватися такого порядку:
- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в обласній раді;
- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архів документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:
- в одній справі документи постійного, в іншій – документи тимчасового терміну зберігання;
- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
- документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;
- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
9.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
9.2.4. Нормативні та розпорядчі документи разом із додатками групуються у справи за їх видом і хронологією.
Положення, інструкції та інші документи, затверджені нормативними та розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
9.2.5. Документи сесій обласної ради групуються в одну справу: протоколи і документи до них (рішення обласної ради, документи, які були підставою для його прийняття, доповіді, довідки тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним.
9.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності обласної ради. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
9.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
9.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
9.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, внесених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення та подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту (копії), витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи. Особові справи посадових осіб органів місцевого самоврядування ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731 із змінами та доповненнями.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка з обліку кадрів.
9.2.10.Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
9.2.11.Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в обласній раді здійснюється загальним відділом .
9.3. Тимчасове зберігання документів
9.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передавання їх у відомчий архів обласної ради, зберігаються за місцем формування справ.
З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
9.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах обласної ради збереженість документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів.
9.3.3. З метою забезпечення збереженості документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
9.3.4. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
9.3.5. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівництва обласної ради. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийманні справи.
9.3.6. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва обласної ради з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа. Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідному органу.
10. ПІДГОТОВКА СПРАВ ДО ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ
10.1. Закінчені справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання та справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передаються у відомчий архів обласної ради для наступного зберігання та використання.
10.2. Підготовка документів до передавання у відомчий архів обласної ради включає:
- експертизу цінності документів;
- оформлення справ;
- складання описів справ;
- передавання справ до відомчого архіву обласної ради; забезпечення збереженості документів.
10.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.
10.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів в обласній раді створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).
10.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків документів з зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів укладаються описи документів постійного і тривалого терміну зберігання та акт про вилучення для знищення справ, не внесених до Національного архівного фонду (НАФ).
10.6. Вилучення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за відповідний же період; акти про вилучення документів для знищення, не внесених до НАФ, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Акти затверджуються керівництвом обласної ради після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву області (додаток 20).
10.7. Після затвердження акта про вилучення документів для знищення зазначені документи здаються у загальний відділ .
10.8. Документи обласної ради та її органів групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі, складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
10.9. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо) повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою.
|
ПОГОДЖЕНО Протокол ЕК Рівненської обласної ради від _________________ № _____ |
ПОГОДЖЕНО Протокол ЕПК Державного архіву Рівненської області від ______________ № ____ |
Додаток 1
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації
діловодною службою
1. Листи, що надійшли в копії до відома.
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
8. Норми витрати матеріалів.
9. Вітальні листи, листівки і запрошення.
10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
11. Наукові звіти за темами.
12. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
13. Форми статистичної звітності.
Додаток 2
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
|
1 |
3 |
5 |
7 |
9 |
11 |
13 |
15 |
17 |
19 |
21 |
23 |
25 |
27 |
29 |
31 |
|
Кореспондент |
|||||||||||||||
|
Дата надходження та індекс |
Дата та індекс документа |
||||||||||||||
|
Короткий зміст |
|||||||||||||||
|
Резолюція або кому надіслано документ |
|||||||||||||||
|
Відмітка про виконання документа |
|||||||||||||||
Лицьовий бік
|
Контрольні відмітки: |
||
|
Фонд № |
Опис № |
Справа № |
Зворотний бік
Додаток 3
ЖУРНАЛ реєстрації вхідних і вихідних документів|
№ п/п |
Дата |
ПІБ |
Адреса заявника |
Звідки надійшло |
Порушене питання |
Виконавець |
№ справи |
Примітка |
Додаток 4
(Герб України) У К P А Ї Н А РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА
33013 м.Рівне, майдан Просвіти, 1, тел. (036-2) 69-52-02, факс (036-2) 62-00-64, e-mail: oblrada@rada.rv.ua
______________№ _____________
на ____________ від _____________
Додаток 5
(Герб України)
У К Р А Ї Н А
РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА
Шосте скликання
(________________________________)
(Порядковий номер сесії)
Р І Ш Е Н Н Явід “___” ___________ 20___ року№_____
Додаток 6
У К Р А Ї Н А
РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА
(Шосте скликання)
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
ГОЛОВИ ОБЛАСНОЇ РАДИ
від "___" ____________ 20___ року №______
Додаток 7
Рівненська обласна рада
Н А К А З
від _____________________ № _______
Додаток 8
РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА
Постійна комісія з питань аграрної політики,
земельних відносин та розвитку села
33013, м. Рівне, майдан Просвіти, 1, тел. (036-2) 69-54-72, факс (036-2) 62-00-64 e-mail: oblrada@rada.rv.ua
|
Р Е К О М Е Н Д А Ц І Ї засідання постійної комісії |
від “___” ___________ 20___ року № _____
(число розгляду питання
відповідно до затвердженого
порядку денного засідання комісії)
(назва питання відповідно до затвердженого
порядку денного засідання комісії)
Констатуюча частина
Постановляюча частина
Голова комісії ПІП
Зразок бланка вихідної документації постійної комісії
РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА
Постійна комісія з питань аграрної політики,
земельних відносин та розвитку села
33013, м. Рівне, майдан Просвіти, 1, тел. (036-2) 69-54-72, факс (036-2) 62-00-64 e-mail: oblrada@rada.rv.ua
______________№ _____________
на ____________ від _____________
(зміст листа, звернення або відповіді)
Голова комісії (підпис) Ініціали, прізвище
Додаток 9
РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА
Постійна комісія з питань молодіжної політики,
фізичної культури і спорту
Постійна комісія з питань науки,
освіти, культури і духовності
33013, м. Рівне, майдан Просвіти, 1, тел. (036-2) 69-54-72, факс (036-2) 62-00-64 e-mail: oblrada@rada.rv.ua
|
Р Е К О М Е Н Д А Ц І Ї спільного засідання постійних комісій |
від “___” ___________ 20___ року№ _____
(число розгляду питання
відповідно до затвердженого
порядку денного засідання комісій)
(назва питання відповідно до затвердженого
порядку денного засідання комісії)
Констатуюча частина
Постановляюча частина
|
Голова постійної комісії обласної ради з питань молодіжної політики, фізичної культури і спорту (підпис) Ініціали, прізвище |
Голова постійної комісії обласної ради з питань науки, освіти, культури і духовності (підпис) Ініціали, прізвище |
Додаток 10
Склад реквізитів
організаційно-розпорядчих документів
1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом).
2. Емблема підприємства, установи, організації.
3. Зображення нагород.
4. Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
7. Найменування підприємства, установи, організації.
8. Найменування структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс.
13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.
14. Місце складення або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатків.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Відбиток печатки.
27. Відмітка про засвідчення копій.
28. Прізвище, ім’я, по батькові виконавця і номер його телефону.
29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30. Відмітка про наявність документа в електронній формі.
31. Відмітка про надходження документа.
Додаток 11
Журнал
реєстрації рішень обласної ради
|
№№ рішень |
Дата |
Зміст |
Дата відправ-лення |
Примітка |
Додаток 12
Журнал реєстрації
розпоряджень голови обласної ради
|
№№ розпо- ряджень |
Дата |
Зміст |
Дата відправ- лення |
Примітка |
Додаток 13
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що підлягають затвердженню
Акти (перевірок і ревізій, приймання закінчених будівництвом об’єктів, списання; експертизи; передання справ; ліквідації установ).
Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд; капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).
Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).
Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).
Розцінки на здійснення робіт.
Статути, положення комунальних підприємств, установ, закладів.
Структура і штатна чисельність.
Форми уніфікованих документів.
Штатні розписи.
Положення (про президію, про преміювання, встановлення надбавок, доплат та надання матеріальної допомоги працівникам виконавчого апарату обласної ради тощо).
Порядок (використання службового автотранспорту посадовими особами виконавчого апарату обласної ради тощо).
Методика (встановлення орендної плати тощо).
Додаток 15
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, на які ставиться відбиток гербової печатки
Рішення обласної ради.
Акти (приймання закінчених будівництвом об’єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).
Погодження проектів нормативно-правових актів.
Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).
Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей; бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).
Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
Контракти.
Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).
Ліцензії.
Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).
Посвідчення про відрядження.
Протоколи (погодження планів поставок).
Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
Розподіл коштів та бюджетних асигнувань.
Статути, положення комунальних підприємств, установ, закладів.
Телеграми (урядові).
Титульні списки.
Характеристики.
Штатні розписи.
Переліки об’єктів, фінансування яких передбачається з державного або обласного бюджетів.
Додаток 15
Ж У Р Н А Л
реєстрації посвідчень про відрядження
|
№ з/п |
Прізвище, ім’я та по батькові |
Посада |
Місце відрядження |
Дата видачі |
Кількість днів |
З якого числа |
По яке число |
№№ розпоряджень, наказів |
Додаток 16
Журнал обліку
бланків обласної ради
|
Відтиск номера |
Реєстраційний номер документа |
Дата відправлення |
Додаток 17
П Е Р Е Л І К
документів із зазначенням строків виконання
Депутатський запит народного депутата України – не пізніше як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.
Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради – не більше 10-ти днів з дня одержання.
Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них терміну.
Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень - у 15-денний термін з дня одержання.
Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, – до 2-х робочих днів, решта – упродовж 10-ти днів.
Додаток 18
Найменування установи
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
________________№________________
___________________________________________
(місце складання)
на ___________ рік
Найменування розділу
|
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком |
Примітки |
Найменування посади керівника
структурного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО
Начальник загального відділу
Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (210х297)
2
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ________
році в структурному підрозділі.
|
За строками зберігання |
Усього |
У тому числі |
|
|
таких, що переходять |
з позначкою “ЕПК” |
||
Постійного
Тривалого
(понад 10 років)
Тривалого
(до 10 років включно)
Разом
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано до діловодної служби
Найменування посади особи,
відповідальної за передачу відомостей Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 19
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ керівника установи
________________№________ Підпис Розшифрування підпису
на ___________ рік Дата
Найменування підрозділу*
|
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком** |
Примітки |
Начальник загального відділу Підпис Ініціали, прізвище
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕПК
Рівненської обласної ради держархіву області
від_____________№_______ від___________ №____
__________________________________
* Найменування структурного підрозділу (для установ, що не мають структурного поділу, - напряму діяльності).
** Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані.
Формат А4 (210х297)
2
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ________ році в установі.
|
За строками зберігання |
Усього |
У тому числі |
|
|
таких, що переходять |
з позначкою “ЕПК” |
||
Постійного
Тривалого
(понад 10 років)
Тривалого
(до 10 років включно)
Разом
Начальник загального відділу Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано в архів обласної ради
Найменування посади особи,
відповідальної за передавання
відомостей Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 20
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ Найменування посади
керівника установи
_________№__________ Підпис Розшифрування підпису
_____________________ Дата (відбиток печатки з
(місце складання) ідентифікаційним кодом)
Про вилучення для знищення справ,
не внесених до Національного архівного
фонду
На підставі ________________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів
____________________________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ______________________
(найменування фонду)
|
№ пор. |
Заголовок справи або груповий заголовок справи |
Дата справи або крайні дати справ |
Номери описів (номен-клатури за рік (роки) |
Індекс справи (тому, частини) за номен- клатурою або номер справи за списком |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком |
Примітка |
Разом: ___________________________справ за _______________________ роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного зберігання за _____________роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК ____________________________________
(найменування архівної __________________________________________________________________
установи)
(протокол засідання від_________ № ____________)
Посада особи,
яка проводила експертизу
цінності документів Підпис Розшифрування підпису
Дата
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕПК державного
Рівненської обласної ради архіву Рівненської області
від __________ № ______ від __________ № ______
Документи в кількості_____________________________ справ
(цифрами і літерами)
вагою______________ кг здано в _______________________________
(найменування установи)
____________________________ на перероблення за приймально-здавальною
накладною від ________________ № _______ або знищено шляхом спалення.
Посада особи,
яка здала (знищила)документи Підпис Розшифрування підпису
Дата
Формат А4 (210х297)
