Правова база діяльності обласної ради

Завантажити Інструкцію в електронному вигляді

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

Рівненської обласної ради

14.03.2012 № 66

(зі змінами від 21.03.2022 №24-а)

І Н С Т Р У К Ц І Я

з діловодства в апараті

Рівненської обласної ради

I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Ця Інструкція встановлює загальні положення щодо функціонування служби діловодства у Рівненській обласній раді, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Рівненської обласної ради, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

3. Відповідальність за організацію діловодства у Рівненській обласній раді несе керівництво.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади, а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники голови обласної ради, керуючий справами виконавчого апарату обласної ради, згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Рівненської обласної ради відповідають їх керівники.

4. Організація діловодства в Рівненській обласній раді покладається на загальний відділ виконавчого апарату обласної ради (служба діловодства).

5. Основним завданням служби діловодства є встановлення у Рівненській обласній раді єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах. Загальний відділ виконавчого апарату відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву Рівненської обласної ради;

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами вимог даної інструкції обласної ради, регламенту та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування, що належать до сфери її управління;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в обласній раді;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в обласній раді;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду Рівненської обласної ради та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників з питань діловодства;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом Рівненської обласної ради.

6. Організація діловодства в структурних підрозділах Рівненської обласної ради покладається на працівників структурних підрозділів згідно фукціональних обов’язків.

II. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Загальні вимоги до створення документів

7. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

8. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями (статутами) установ, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

9.У Рівненській обласній раді визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

10. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється статусом Рівненської обласної ради, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

11. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання Рівненською обласною радою покладених на неї завдань і функцій.

12. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).

13. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

14. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника уніфікованих форм документів Рівненської обласної ради.

15. Рівненська обласна рада здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

16. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

17. Організаційно-розпорядчі документи в Рівненській обласній раді оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

18. У Рівненській обласній раді використовують такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2);

бланки для листів (додаток 3 і 4);

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 5, 6 і 7).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

19. В Рівненській обласній раді розробляють бланки документів постійних комісій Рівненської обласної ради в межах їх повноважень.

20. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Залежно від характеру діяльності за рішенням керівництва бланки можуть виготовлятись за допомогою комп'ютерної техніки.

21. Види бланків, що використовуються у Рівненській обласній раді, та порядок їх обліку визначається цією інструкцією.

Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки (додаток 17).

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених за допомогою комп'ютерної техніки, приймає керівництво обласної ради.

22. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів

23. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники виконавчого апарату Рівненської обласної ради оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного Герба України

24. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII "Про Державний герб України".

Зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього поля бланка. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

Найменування

25. На бланку повинно бути зазначено найменування автора документа: РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА або ПОСТІЙНА КОМІСІЯ РІВНЕНСЬКОЇ ОБЛАСНОЇ РАДИ. Найменування у скорочену вигляді не допускається.

Довідкові дані

26. Довідкові дані про Рівненську обласну раду містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування обласної ради або постійної комісії обласної ради.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

27. Назва виду документа (наказ, рішення, розпорядження, протокол, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

28. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата визначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік.

Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 12.01.2012.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 05 травня 2012 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 03 червня 2012 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Реєстраційний індекс документів

29. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в Рівненській обласній раді, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в обласній раді.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується, наприклад: 247/01-10, де 247 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ та порядковий номер, наприклад: 01-15/259, де 01-15 - індекс справи за номенклатурою, 259 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-45 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.

Виняток становлять індекси розпорядчих документів (розпоряджень, наказів, рішень), протоколів, в окремих випадках – пропозицій, заяв і скарг громадян. Індексами розпорядчих документів, рішень і протоколів є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів.

Для обліку рішень, розпоряджень, ведуться відповідні спеціальні журнали (додатки 15, 16).

Посилання на реєстраційний індекс і дату

30. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Гриф обмеження доступу

31. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

Адресат

32. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Радивилівська районна рада

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Радивилівська районна рада

Керуючому справами

Прізвище, ініціали

У разі адресування документа керівнику установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Радивилівської районної ради

Прізвище, ініціали

У разі потреби в реквізиті “Адресат” можуть зазначатися почесне звання, військове звання, вчене звання, науковий ступінь адресата.

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Головам районних рад

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Радивилівська районна рада

вул.Франка, 11

м. Радивилів, 35500

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Іванов Іван Миколайович

вул.Грушевського, 67, кв.10,

м. Рівне, 33013

У разі надсилання документа органам місцевого самоврядування і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

33. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 8).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник голови Рівненської обласної ради

Підпис Ініціал(и), прізвище

Дата

У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення Рівненської обласної ради

30 січня 2012 року №1092

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

34. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

В Рівненській обласній раді резолюція оформляється на спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується, або на окремих аркушах.

Резолюція може проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці.

Заголовок до тексту документа

35. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Відмітка про контроль

36. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа Рівненській обласній раді - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Текст документа

37. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

38. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

39. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження таблиці".

Відмітки про наявність додатків

40. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

41. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

42. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно пункту 33 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5
до Інструкції
(пункт 8)

43. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток
до розпорядження голови

Рівненської обласної ради
20.01.2012 № 123

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

44. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№ " перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів Рівненської обласної ради на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

45. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:	1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.
	2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток:

лист Укрдержархіву 20.09.2010 № 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток:

згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток:

на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

46. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у розпорядженні про розподіл обов'язків між керівництвом Рівненської обласної ради.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються головою обласної ради або за його дорученням - заступником.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються головою обласної ради або його заступниками згідно з розподілом повноважень.

47. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

Голова Рівненської обласної ради

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

або

Голова ради

підпис

ініціали (ініціал імені , прізвище

48. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник Підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються засвідчені загальним відділом виконавчого апарату обласної ради його копії.

49. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Голова ради	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище
Начальник фінансово-господарського відділу- головний бухгалтер	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Голова Рівненської обласної ради	Голова Рівненської обласної державної адміністрації
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище відбиток гербової печатки	підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище відбиток гербової печатки

50. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище
Секретар комісії	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище

51. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник.

У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).

Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

52. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

53. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

54. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

55. Погодження може здійснюватись як в Рівненській обласній раді посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

56. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

57. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

58. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник загального відділу

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

59. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

60. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

61. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

62. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова обласної ради

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
Центральної експертно-перевірної
комісії Укрдержархіву

Дата №

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

експертної комісії Рівненської

обласної ради

Дата №

63. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

64. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

65. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

66. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Рівненської обласної ради.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі нормативно-правових актів та переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 9).

67. Відбиток печатки «КАНЦЕЛЯРІЯ» ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

68. Розпорядженням голови обласної ради визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення копій документів

69. У Рівненській обласній раді засвідчуються копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу голови обласної ради, його заступників або керуючого справами виконавчого апарату обласної ради.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з обласною радою, а також під час формування особових справ працівників можуть виготовлятись копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

70. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник загального

відділу підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою «КАНЦЕЛЯРІЯ».

71. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Рівненської обласної ради, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток однієї із печаток служби діловодства, наприклад:

Дата, індекс

____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Голова обласної ради		ініціали (ініціал імені), прізвище
Згідно з оригіналом
Начальник загального відділу	підпис	ініціали (ініціал імені), прізвище
відбиток печатки «КАНЦЕЛЯРІЯ»
Дата

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до Рівненської обласної ради

72. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 695- 978

або

Петренко Олена Іванівна 695-978

73 Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату.

Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 03-10	До справи № 05-19
Лист-відповідь від 20.02.2012 № 03-10/01/802	Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.01.2012
посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 21.02.2012	посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 05.01.2012

74. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані.

75. Відмітка про надходження документа до Рівненської обласної ради проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа.

Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування «Рівненська обласна рада», реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа.

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли структурний підрозділ обласної ради - автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається структурному підрозділу - авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

Розмноження документів

76. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керуючим справами виконавчого апарату обласної ради, а необхідність розмноження окремих документів – керівниками структурних підрозділів.

77. Розмноження документів здійснюється визначеними у кожному структурному підрозділі особами.

78. Оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.

Складення деяких видів документів

Розпорядження (накази), рішення

79. Розпорядження (накази) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основних питань діяльності, адміністративно-господарських чи кадрових питань.

80. Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами виконавчого апарату обласної ради за дорученням керівництва.

Проекти розпоряджень з кадрових питань готуються відповідальмим працівником виконавчого апарату з кадрових питань на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів.

81.Проекти розпоряджень (наказів) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником виконавчого апарату, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, начальником загального відділу виконавчого апарату, керівництвом обласної ради, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

82.Проекти розпоряджень з кадрових питань візуються відповідальним працівником виконавчого апарату з кадрових питань, начальником відповідного структурного підрозділу з кадрових питань, начальником загального відділу виконавчого апарату, бухгалтерською службою, керівництвом обласної ради.

83. Структурним підрозділом обласної ради з правової роботи обов’язково візуються усі проекти розпоряджень нормативно-правового характеру, адміністративно-господарських та кадрових питань.

84. Розпорядження оформляється на бланку. Зміст розпорядження коротко викладається у заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про створення...»,) або іменника («Про заходи...»).

85. Текст розпорядження з основної діяльності, адміністративно-господарських та кадрових питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) та розпорядчої. У констатуючій частині зазначається підстава, обгрунтування або мета видання розпорядження («На виконання...», «З метою...»).

Якщо розпорядження видається на підставі іншого розпорядження, у констатуючій частині зазначається його назва, автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина розпорядження з основної діяльності, адміністративно-господарських питань починається із слова «ЗОБОВ’ЯЗУЮ» яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "головам районних рад", "начальникам структурних підрозділів".

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

86. Якщо розпорядженням відміняється попереднє розпорядження, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратило чинність,…".

Зміни, що вносяться до розпорядження оформляються окремим розпорядженням, яке повинно мати такий заголовок: "Про внесення змін до розпорядження…" із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни.

Розпорядча частина починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до розпорядження".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: …";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …".

Якщо зміни оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини розпорядження зазначається:

"1) Внести зміни до ... (додаються)".

87. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядження (наказу).

88. До розпоряджень не може включатися пункт "Розпорядження довести до відома…". Структурні підрозділи, посадові особи, до відома яких доводиться документ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

89. Розпорядження з кадрових питань оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних міститься інформація про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно від того, які рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду, звільнення тощо).

90. Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття... ". У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

В констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

91. Розпорядча частина розпорядження починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження (наказу), і малими - ім'я, по батькові та текст розпорядження (наказу).

У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

92. В розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

93. У зведених розпорядженнях з кадрових питань до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

94. У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

95. Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

96. Проекти розпоряджень голови обласної ради, підготовлені недбало або не погоджені із зацікавленими установами і організаціями, консультантом загального відділу виконавчого апарату не приймаються і повертаються авторам для доопрацювання.

97. Погоджені проекти розпоряджень передаються керуючому справами виконавчого апарату обласної ради, який підписує додатки і особисто подає на підпис проекти розпоряджень голові обласної ради або заступнику, що виконує його обов’язки.

98. Розпорядження, підписані головою, передаються особисто начальнику загального відділу для реєстрації та тиражування.

99. Реєстрація здійснюється в журналі реєстрації розпоряджень із зазначенням в ньому порядкового номера, дати реєстрації і дати надсилання виконавцям (додаток 16).

Нумерація розпоряджень здійснюється від початку і до кінця календарного року.

100.Сесії обласної ради проводяться відповідно до плану роботи.

В планах роботи зазначається назва питання, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування підрозділу, який готує документ для розгляду, термін подання документів.

Підготовка до сесії проводиться за окремим планом.

101. Підготовка проектів рішень обласної ради здійснюється відповідно до Регламенту обласної ради (глава VI "Порядок підготовки проектів рішень Рівненської обласної ради"), за поданням голів обласної ради, облдержадміністрації; постійних комісій обласної ради, депутатів, загальних зборів громадян. Допускається друкування текстів рішень з використанням гарнітури Arial, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Реєстрація рішень сесій обласної ради здійснюється в журналі реєстрації рішень із зазначенням в ньому порядкового номера, дати реєстрації і дати надсилання виконавцям (додаток 15).

Нумерація рішень здійснюється від початку і до кінця скликання ради.

Протоколи

102.У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття рішень. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень.

103. Протокол оформляється на бланку протоколу (за наявності такого бланку) або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

104. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

105. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання.

106. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

107. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

108. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

109. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

110. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

111. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

112. Протокол підписується головуючим на сесії та завіряється гербовою печаткою ради. Протокол засіданяі постійної комісії підписується головуючим на засіданні та секретарем постійної комісії.

113. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

114. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує керуючий справами виконавчого апарату обласної ради..

115. Підготовка та оформлення документів засідань президії та Координаційно-консультативної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної ради (надалі – Координаційна рада) проводиться з метою здійснення повноважень.

116. Засідання президії та Координаційної ради проводяться відповідно до затвердженого плану роботи обласної ради та при необхідності.

117. Дата проведення засідань президії та Координаційної ради, тематика і порядок розгляду питань, а також відповідальні за їх підготовку особи затверджуються головою обласної ради.

118. Порядок підготовки і подання матеріалів на засідання президії та Координаційної ради, організація їх проведення визначаються Регламентом обласної ради. Порядок і регламент проведення засідань подає керуючий справами виконавчого апарату обласної ради.

119. Повністю підготовлені до розгляду матеріали згідно з планом роботи і порядком денним подаються для розмноження після відповідного погодження з керівництвом не пізніше, ніж за день до засідання.

120. Підготовка та протоколювання засідань Координаційної ради покладається на відділ координації та взаємодії з органами місцевого самоврядування виконавчого апарату обласної ради.

121. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань президії та Координаційної ради відповідають начальники організаційного відділу та відділу координації та взаємодії з органами місцевого самоврядування виконавчого апарату обласної ради.

Службові листи

122. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

123. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

124. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

125. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

126. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити…", "роз'яснюємо, що…" або від третьої особи однини - "міністерство інформує…", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу…", "пропоную…".

Службові листи підписуються відповідно до пункту 49 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

127. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу виконавчого апарату обласної ради, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів обласної ради, а також заступник голови обласної ради або керуючий справами виконавчого апарату обласної ради відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати голова обласної ради).

Документи про службові відрядження

128.Службові відрядження працівників виконавчого апарату обласної ради передбачаються відповідно до плану роботи з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в службовій записці на ім’я керуючого справами виконавчого апарату обласної ради зазначає, куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника. Положення про службові відрядження працівників виконавчого апарату обласної ради затверджується розпорядженням голови обласної ради.

129. Проекти розпоряджень та накази про відрядження готуються відділом забезпечення діяльності керівництва обласної ради.

130. Службова записка разом із проектом наказу про відрядження та посвідченням про відрядження передається керуючому справами виконавчого апарату обласної ради, як правило, не пізніше як за добу до початку відрядження.

131. Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 10).

132. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівництву обласної ради про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Звіт про відрядження затверджується керуючим справами виконавчого апарату обласної ради, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується керуючим справами виконавчого апарату обласної ради та подається до фінансово-господарського відділу виконавчого апарату обласної ради.

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

133. Документообіг у Рівненській обласній раді - це проходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

134. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в апараті обласної ради структурних підрозділів і робочих місць.

135. Порядок документообігу регламентується цією інструкцією, Регламентом Рівненської обласної ради, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

136. Особливості організації електронного документообігу визначаються з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують у Рівненській обласній раді.

137. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства забезпечує сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

Облік обсягу документообігу

138. Обсяг документообігу у Рівненській обласній раді – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

139. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої системи обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як виконавчим апаратом Рівненської обласної ради в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

140. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 11).

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Рівненської обласної ради

141. Доставка документів до Рівненської обласної ради здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видамня.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

У разі необхідності (у випадку встановлення карантину та інших форс-мажорних обставин) працівники виконавчого апарату Рівненської обласної ради, керівники закладів, підприємств та установ, що є об’єктами спільної власності територіальних громад сіл, селищ, міст Рівненської області, можуть подавати до Рівненської обласної ради документи, що стосуються трудових відносин та інших питань, пов’язаних з виконанням посадових (функціональних) обов’язків, в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі із власноручним підписом). Паперовий оригінал відповідного документа, за можливості, подається до Рівненської обласної ради після припинення карантину та/або інших форс-мажорних обставин. {пункт 141 доповнено новим абзацом п’ятим відповідно до розпорядження голови обласної ради від 21.03.2022 №24-а}

142. Усі документи, що надходять, приймаються централізовано в службі діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником Рівненської обласної ради.

143. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

144. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у службі діловодства.

145. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

146. Факт і дата надходження документа до Рівненської обласної ради обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 75 цієї Інструкції.

147. Електронні носії інформації обов'язково передаються із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

148. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

Попередній розгляд документів

149. Документи, адресовані керівникам Рівненської обласної ради, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

150. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду головою обласної ради, його заступниками, керуючим справами виконавчого апарату.

Обов'язковому розгляду головою обласної ради підлягають акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності установи і потребують вирішення безпосередньо керівником.

Інші документи передаються заступникам або керуючому справами виконавчого апарату обласної ради відповідно до їх функціональних обов'язків.

151. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

152. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені розподілом обов'язків між керівництвом обласної ради, а також класифікатор питань діяльності, номенклатура справ, схеми проходження документів.

153. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 12), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

Реєстрація документів

154. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

155. Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд керівництва обласної ради, розпорядчих документів, листів за підписом керівництва, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано службою діловодства.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Реєстрації підлягають також документи, створені у виконавчому апараті обласної ради. (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

156. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

157. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до обласної ради;

розпорядження з основних питань діяльності;

розпорядження з адміністративно-господарських питань;

розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

рішення Рівненської обласної ради;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

158. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються окремо від інших документів.

159. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

160. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах.

161. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс.

162. В Рівненській обласній раді використовується карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм) форма реєстрації документів.

Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз.

Кількість примірників карток залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та кількості картотек.

Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (210 х 148 міліметрів) або А6 (105 х 148 міліметрів) (додаток 13, 1).

163. При впровадженні автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних.

164.За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

165. Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.

Кореспонденція народних депутатів України і депутатів місцевих рад

166. Кореспонденція, що надійшла від народних депутатів України і депутатів місцевих рад, приймається і реєструється у загальному відділі. Робота з нею здійснюється в порядку, встановленому для службових документів.

Зауваження і пропозиції депутатів до документів, що готуються і розглядаються у постійних комісіях, передаються у відповідні комісії через спеціально визначених для цього посадових осіб.

167. Про результати розгляду депутатської кореспонденції або направлення її для вирішення до інших установ повідомляється депутату виконавцем.

Організація передачі документів та їх виконання

168. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву обласної ради і структурним підрозділам.

169. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації голові обласної ради у теці з грифом "Невідкладно" передаються акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

170. Документи, розглянуті керівництвом, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.

171. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

172. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

173. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через службу діловодства, в якій було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю.

174. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі .

175. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.

176. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівництва обласної ради, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

177. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівництву обласної ради, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

178. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

179. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

180. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

Організація контролю за виконанням документів

181. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

182. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю, за переліком документів, затвердженим керівництвом Рівненської обласної ради.

Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва обласної ради, рішення колегіального органу установи, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший заступник або заступник голови обласної ради, керуючий справами виконавчого апарату обласної ради відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

183. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу контролю - спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю.

184. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва обласної ради. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

185. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 18.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом.Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

186. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа.

187. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

188. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

189. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані до обласної ради, подається листом за підписом голови обласної ради разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

190. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.

191. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівництва обласної ради.

192. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

193. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

194. Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (розпорядження, доручення вищих органів влади, рішення сесії обласної ради тощо).

195. На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

196. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

197 Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

198. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

завдань на наступний рік - не рідше одного разу на рік;

завдань на наступні місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць;

завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення строку або за запитами.

199. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки керівник, який встановив контрольний строк у резолюції. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

200. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації вихідних документів про виконання завдань.

201. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву у вигляді зведень про виконання документів (додаток 19 і 20).

Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

202. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службою.

203. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

204. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв'язку, а також необхідність і порядок посилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються керуючим справами виконавчого апарату обласної ради з урахуванням наявних технічних і програмних засобів.

205. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

206. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

207. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.

208. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах установи;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

209. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

210. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

211. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

212. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

213. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або начальника загального відділу виконавчого апарату обласної ради.

214. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до загального відділу виконавчого апарату обласної ради не пізніше 16.00 год.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

215. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

216. Номенклатура справ призначена для встановлення у Рівненській обласній раді єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

217. В обласній раді складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 21) і зведена номенклатура справ Рівненської обласної ради (додаток 22).

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

218. Зведена номенклатура справ схвалюється комісією Рівненської обласної ради з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву Рівненської області один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи, після чого затверджується керівництвом обласної ради.

219. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом Рівненської області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий використовується службою діловодства як робочий, третій передається до архіву обласної ради, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до державного архіву області.

Структурні підрозділи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

220. Зведена номенклатура справ щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

221. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, зокрема справи постійних та тимчасових комісій тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

222. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань сесій Рівненської обласної ради ".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План роботи Рівненської обласної ради на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів Рівненською обласною радою за 2012 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 "Примітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

223. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Формування справ

224. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

225. Справи формуються, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

226. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).

227. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

228. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

229. Розпорядження (накази) з питань основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

230. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

231. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

232. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

233. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

234. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

235. Особові справи посадових осіб місцевого самоврядування формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).

236. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

237. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в обласній раді та її структурних підрозділах здійснюється загальним відділом виконавчого апарату обласної ради.

Зберігання документів у Рівненській обласній раді

238. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

239. У робочих кабінетах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

240. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань президії, сесій обласної ради зберігаються у загальному відділі. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Працівник загального відділу згідно посадової інструкції відповідає за їх зберігання.

241. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу начальника загального відділу виконавчого апарату обласної ради, іншим установам - з письмового дозволу керуючого справами виконавчого апарату обласної ради. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

242. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

243. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу голови, заступника або керуючого справами виконавчого апарату обласної ради з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V.Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Складення описів справ

244. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

245. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.

246. Описи справ структурного підрозділу складаються щороку за встановленою формою (додаток 24) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву установи.

247. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.

248. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

249. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

250. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи за цей рік див. також у розділі за ______ рік, № _____".

251. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується начальником загального відділу виконавчого апарату і затверджується керівником структурного підрозділу.

252. Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву установи, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

253. На основі описів справ структурних підрозділів архів установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

254. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією обласної ради в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією державного архіву області, після чого затверджуються керівництвом обласної ради. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву області.

255. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією обласної ради і затверджуються керівництвом обласної ради.

256. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією, погоджуються з експертно-перевірною комісією державного архіву області, після чого затверджуються керівництвом обласної ради. Один примірник зведеного опису подається державному архіву області.

257. В обласній раді зобов'язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до Державного архіву Рівненської області в установлені законодавством строки.

Оформлення справ

258. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

259. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

260. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. 261. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

262. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".

263. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік.

Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

264. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом установи - номер опису і фонду.

265. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передача справ до архіву установи

266. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву обласної ради за рішенням керівництва.

267. Передача справ до архіву обласної ради здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівництвом обласної ради.

268. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів оформляє видачу справ у тимчасове користування.

269. Приймання - передача кожної справи здійснюється працівником загального відділу виконавчого апарату , відповідальним за роботу з архівом в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

270. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник загального відділу, відповідальний за роботу з архівом, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві установи.

271. Справи, що передаються до архіву, повинні бути зв'язані належним чином.

Працівники загального відділу виконавчого апарату зобов'язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві обласної ради для постійного зберігання до Державного архіву Рівненської області.

Експертиза цінності документів

272. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

273. Для організації та проведення експертизи цінності документів в обласній раді утворюються постійно діюча експертна комісія.

274. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву установи.

275. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву обласної ради, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

276. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ установи шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

277. За результатами експертизи цінності документів в обласній раді складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 23).

278. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією обласної ради одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії державного архіву області. Погоджені акти затверджуються керівництвом обласної ради, після чого документи можуть бути знищені.

279. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи в обласній раді. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Керуючий справами

виконавчого апарату

обласної ради М.Яцюк

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК Державного Протокол засідання ЕК

архіву Рівненської області Рівненської обласної ради

______________ № ______ _______________ № ______

Додаток 1

до Інструкції

(пункт 16)

ВИМОГИ

до оформлення документів, що виготовляються

друкувальними засобами

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

92 міліметри - для реквізиту "Адресат";

104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Додаток 2

до Інструкції

(пункт 18)

У К P А Ї Н А

РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА

Майдан Просвіти, 1, м.Рівне, 33013. Тел. (036-2) 695-202, факс (036-2) 62-00-64. Е-mail: oblrada@rada.rv.ua

______________№ __________________ На №______________ від _____________

Додаток 3

до Інструкції

(пункт 18)

РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА

ПОСТІЙНА КОМІСІЯ З ПИТАНЬ РОЗВИТКУ ПІДПРИЄМНИЦТВА ТА ЗАЛУЧЕННЯ ІНВЕСТИЦІЙ

Майдан Просвіти, 1, м. Рівне, 33013. Тел. (036-2) 69-54-72, факс (036-2) 62-00-64. Е-mail: oblrada@rada.rv.ua

Додаток 4

до Інструкції

(пункт 18)

РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА

Постійна комісія з питань молодіжної політики,

фізичної культури і спорту

Постійна комісія з питань науки,

освіти, культури і духовності

Майдан Просвіти, 1, м. Рівне, 33013. Тел. (036-2) 69-54-72, факс (036-2) 62-00-64. Е-mail: oblrada@rada.rv.ua

Додаток 5

до Інструкції

(пункт 18)

У К Р А Ї Н А

РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА

Шосте скликання

(________________________________)

(Порядковий номер сесії)

Р І Ш Е Н Н Я

від____ _________________ 20___ року №_____

Додаток 6

до Інструкції

(пункт 18)

У К Р А Ї Н А

РІВНЕНСЬКА ОБЛАСНА РАДА

(Шосте скликання)

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

ГОЛОВИ ОБЛАСНОЇ РАДИ

від____ ________________20___ року №_____

Додаток 7

до Інструкції

(пункт 18)

Рівненська обласна рада

Н А К А З

від___ ____________20 року № _______

Додаток 8

до Інструкції

(пункт 33)

ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

3. Кошториси витрат (на утримання апарату, будинків, приміщень, споруд; на капітальне будівництво тощо).

4. Номенклатури справ.

5. Нормативи ( витрати електроенергії, матеріалів; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

6. Описи справ.

7. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих документів із строками зберігання тощо).

8. Плани (роботи Координаційної ради, Рівненської обласної ради, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

9. Посадові інструкції.

10. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

11. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

12. Розцінки на виконання робіт.

13. Статути (положення) установ.

14. Структура установи.

15. Форми уніфікованих документів.

16. Штатні розписи.

Додаток 9

до Інструкції

(пункт 66)

ПЕРЕЛІК

документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Рішення обласної ради.

2. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

3. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

4. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

5. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

6. Договори (про матеріальну відповідальність, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

7. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

8. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

9. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

10. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

12. Кошторис витрат (на утримання апарату обласної ради; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

14. Номенклатури справ.

15. Описи справ.

16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

17. Протоколи (погодження планів поставок).

18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

19. Специфікації (виробів, продукції тощо).

20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

21. Статути установ.

22. Титульні списки.

23. Трудові книжки.

24. Штатні розписи.

Додаток 10

до Інструкції

(пункт 131)

Ж У Р Н А Л

реєстрації відряджень

№	Прізвище, ініціали	Місце роботи та посада	Місце відрядження	Дата і номер наказу (розпорядження)	Дата вибуття у відрядження	Дата прибуття з відрядження
1	2	3	4	5	6	7

Додаток 11

до Інструкції

(пункт 140)

ЗВІТ*
про обсяг документообігу

за ___ ____________ 20__ р.

Документи	Кількість документів
Документи	оригінали	копії	усього
Вхідні
Вихідні
Внутрішні
Усього

Начальник загального відділу	__________ (підпис)	_______________________________ (ініціали (ініціал імені) прізвище)
___ ____________ 20__ р.

___________
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 12

до Інструкції

(пункт 153)

ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

Примітка

____________
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 - 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації).

Додаток 13

до Інструкції
(пункт 162)

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Лицьовий бік

Зворотний бік

Підпис:

Додаток 14

до Інструкції
(пункт 162)

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки

Реквізити	Пояснення до заповнення
Назва виду документа	заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор (кореспондент)	під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи
Дата документа	дата, що проставляється на документі установою - автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)
Індекс документа	індекс, присвоєний документу установою - автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається
Дата надходження	дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа
Індекс	індекс, присвоєний вхідному документу установою - одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок документа або короткий зміст	переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил
Резолюція	переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
Відповідальний виконавець	прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону
Строки виконання	проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді
Позначка про виконання	короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді

Додаток 15

до Інструкції
(пункт 101)

Журнал

реєстрації рішень обласної ради

№

рішення

Дата

Зміст

Дата відправ-лення

Примітка

Додаток 16

до Інструкції
(пункт 99)

Журнал реєстрації

розпоряджень голови обласної ради

№

розпо-

рядження

Дата

Зміст

Дата

відправ-

лення

Примітка

Додаток 17

до Інструкції
(пункт 21)

Журнал обліку

бланків обласної ради

Відтиск номера

Реєстраційний номер документа

Дата відправлення

Додаток 18

до Інструкції
(пункт 185)

СТРОКИ
виконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата місцевої ради - в установлений законодавством строк.

Якщо запит народного депутата України з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.

3. Звернення народного депутата України - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).

6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.

7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

9. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.

11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

Додаток 19

до Інструкції
(пункт 201)

ЗВЕДЕННЯ
про виконання документів, що підлягають
індивідуальному контролю, станом на ____________ 20__ р.

№	Найменування та індекс структурних підрозділів	Документи на контролі
		усьо-го	надійшло за попередній місяць	з них
				виконано	виконуються у строк	продовжено строк виконання	прострочено
1	2	3	4	5	6	7	8

Начальник загального відділу	____________ (підпис)	____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ___________ 20__ р.

Додаток 20
до Інструкції
(пункт 201)

ПЕРЕЛІК*

документів (рішень обласної ради), не виконаних ___________________________________________________________________________________________________________

(найменування та індекс структурного підрозділу )

в установлений строк станом на ___ ________________20_____р.

№

Найменування установи, що надіслала документ, номер
і дата документа

Короткий зміст

Строк виконання

Прізвище і посада виконавця

Причини невиконання в установлений строк

Стан виконання

Очікувана дата виконання

____________

* У разі потреби перелік може доповнюватися додатковими графами.

** Графи шоста, сьома і восьма заповнюються у структурному підрозділі.

Додаток 21
до Інструкції
(пункт 217)

Рівненська обласна рада

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

________________№________________

На ___________ рік

Назва розділу

Індекс

справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ

(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

Найменування посади керівника

структурного підрозділу __________ ______________

(підпис) (ініціали, прізвище)

___ ________________20____р.

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК Начальник загального відділу

Рівненської обласної ради

___ _______________20___р. ____________ ____________________

№________ (підпис) (ініціали, прізвище)

__ _____________20__р.

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ________ році в структурному підрозділі.

За строками зберігання	Разом	У тому числі
		таких, що переходять	з відміткою “ЕПК”

Постійного

Тривалого

(понад 10 років)

Тимчасового

(до 10 років включно)

Усього

Найменування посади особи,

відповідальної за діловодство

у структурному підрозділі ____________ __________________

(підпис) ( ініціали, прізвище)

___ ___________20___р.

Підсумкові відомості передано до служби

діловодства

Найменування посади особи,

відповідальної за передачу відомостей __________ __________________

(підпис) ( ініціали, прізвище)

___ ___________20___р.

Додаток 22
до Інструкції
(пункт 217)

Рівненська обласна рада ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ керівника установи

________________№________ __________ __________________

(підпис) ( ініціали, прізвище)

На ___________ рік М.П.

____ _______________20_____р.

Індекс

справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ

(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

(назва розділу*)

Начальник загального

відділу __________ __________________

(підпис) ( ініціали, прізвище)

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕПК

Рівненськмї обласної ради Державного архіву Рівненської області

_______________№_______ _______________№_________

__________________________________

* Найменування структурного підрозділу (для установ, що не мають структурного поділу, - напряму діяльності).

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ________ році в установі

За строками зберігання	Разом	В тому числі
		таких, що переходять	з відміткою “ЕПК”

Постійного

Тривалого

(понад 10 років)

Тамчасового

(до 10 років включно)

Усього

Начальник загального відділу __________ __________________

(підпис) ( ініціали, прізвище)

___ ___________20___р.

Підсумкові відомості передано в архів обласної ради

Найменування посади особи,

відповідальної за передачу

відомостей __________ _________________ (підпис) ( ініціали, прізвище)

___ ___________20___р.

Додаток 23
до Інструкції
(пункт 277)

Рівненська обласна рада ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ Найменування посади

керівника установи

_________№__________ __________ _______________

(підпис) ( ініціали, прізвище)

_____________________________ М.П.

(місце складення) ____ ________________20______р.

Про вилучення для знищення документів,

не внесених до Національного архівного

фонду

На підставі ________________________________________________________

(назва і вихідні дані переліку документів

____________________________________________________________________________________

із зазначенням строків їх зберігання)

відібрані для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ________________________________

(найменування фонду)

№

Заголовок

справи або

груповий

заголовок

справ

Дата справи

або крайні

дати справ

Номери описів (номен-клатури за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номен-

клатурою або номер справи за списком

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

Разом:_______________________________справ за _______________________ роки.

(цифрами і словами)

Найменування посади особи,

яка проводила експертизу

цінності документів ____________ ____________________

(підпис) ( ініціали, прізвище)

____ ____________20___р.

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК Державного Прокотол засідання ЕК

архіву Рівненської області Рівненської обласної ради

_______________№_______ _______________№_________

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _____________роки схвалено, а з особового складу погоджено з ЕПК Державного архіву Рівненської області (протокол від ____ ____________20___р.№ ____).

Документи в кількості_____________________________________ справ

(цифрами і словами)

вагою_____ кілограмів здано в _________________________________________

(найменування установи)

_________________________________ на переробку за приймально-здавальною

накладною від ___ ____________20___р. № ____ або знищено шляхом спалення.

Найменування посади особи,

яка здала (знищила) документи ____________ ____________________

(підпис) ( ініціали, прізвище)

____ ____________20___р.

                                                                                                                    Додаток 24
                                                                                             до Інструкції
                                                                                           (пункт 246)

_______________________________________________________________________________________

(найменування установи)

_______________________________________________________________________________________

(найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника

структурного підрозділу

__________ _______________

(підпис) ( ініціали, прізвище)

___ _______________20______р.

ОПИС №__________

____________________________________________________________________

(назва розділу)

№	Індекс справи (тому, частини)	Заголовок справи (тому, частини)	Крайні дати справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Строк збергінання справи (тому, частини), стаття за переліком*	Примітка
1	2	3	4	5	6	7

У цей опис включено____________________________справ з №__________

(цифрами і словами)

по №_______________________________, у тому числі:

(цифрами і словами)

літерні номери _________________________________

пропущені номери_______________________________

Найменування посади укладача

опису _____________ _____________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені),прізвище)

____ _______________________20___р.

Передав _______________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та _________________________________ реєстраційно-контрольних карток до

(цифрами і словами)
документів**
___ _____________20___р.

ПОГОДЖЕНО
Начальник загального відділу

_____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

_____ __________________20____р.

Найменування посади

працівника структурного

підрозділу ____________ ______________________

(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвища)

_____ ___________20____р.

Прийняв __________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та ___________________________________ реєстраційно-контрольних карток до

(цифрами і словами)
документів.

Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів)
установи

__________________
(підпис)

________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ___________ 20__ р.

____________

* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.

** Передаються разом із справами служби діловодства.

Правова база діяльності обласної ради

Зображення Державного Герба України

Найменування

Довідкові дані

Назва виду документа

Посилання на реєстраційний індекс і дату

Гриф обмеження доступу

Резолюція

Заголовок до тексту документа

Відмітка про контроль

Текст документа

Підпис

Візи та гриф погодження

Службові листи

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

Облік обсягу документообігу

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Рівненської обласної ради

Попередній розгляд документів

Складення номенклатури справ

Формування справ

Р І Ш Е Н Н Я

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки

СТРОКИ
виконання основних документів

ПЕРЕЛІК*

ОNLINE трансляції

Якщо людина зникла безвісти

Інформація для населення

Рівненська область

Погода у Рівному

Правова база діяльності обласної ради

Зображення Державного Герба України

Найменування

Довідкові дані

Назва виду документа

Посилання на реєстраційний індекс і дату

Гриф обмеження доступу

Резолюція

Заголовок до тексту документа

Відмітка про контроль

Текст документа

Підпис

Візи та гриф погодження

Службові листи

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

Облік обсягу документообігу

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Рівненської обласної ради

Попередній розгляд документів

Складення номенклатури справ

Формування справ

Р І Ш Е Н Н Я

ПОРЯДОК заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки

СТРОКИ виконання основних документів

ПЕРЕЛІК*

ОNLINE трансляції

Якщо людина зникла безвісти

Інформація для населення

Рівненська область

Погода у Рівному

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки

СТРОКИ
виконання основних документів